Was muss ich bei der Einkommensteuererklärung abgeben?

Was muss ich bei der Einkommensteuererklärung abgeben? In der Regel nur die ausgefüllte Erklärung mit den passenden Anlagen, meist digital über ELSTER. Belege schickst du seit 2017 nicht mehr mit, du musst sie aber griffbereit haben, falls das Finanzamt nachfragt.

Was du bei der Einkommensteuererklärung abgeben musst: Daten statt Belegmappe

Abgeben musst du die Erklärung selbst, also den Hauptvordruck und die Anlagen, die zu deiner Lebenslage passen. Belege bleiben bei dir.

Seit dem Steuerjahr 2017 gilt die sogenannte Belegvorhaltepflicht. Das heißt: Du bewahrst Quittungen, Rechnungen und Bescheinigungen auf, schickst sie aber nicht mehr unaufgefordert an das Finanzamt. Erst wenn die Sachbearbeitung eine Angabe prüfen will, fordert sie die Belege an. Vorher galt die Belegvorlagepflicht, und viele haben noch das Bild der dicken Mappe im Kopf, die im Frühjahr zur Post ging.

Ich lege meine Belege über das Jahr in einem Ordner auf dem Rechner ab, sortiert nach den Anlagen, in die sie später gehören. Im Frühjahr tippe ich nur noch die Summen ab, und die Belege bleiben, wo sie sind. Fragt das Finanzamt nach, ist die passende Rechnung in zwei Minuten gefunden.

Checkliste für die Steuererklärung: Persönliche Daten und Einnahmen

Bevor du ein Formular öffnest, sammle die Daten, die das Finanzamt in jedem Fall braucht. Diese Liste reicht für die meisten Angestellten.

Persönliche Angaben

1. Steuer-Identifikationsnummer, bei gemeinsamer Veranlagung auch die des Partners
2. Steuernummer, falls du schon eine Erklärung abgegeben hast
3. Bankverbindung für die Erstattung
4. Religionszugehörigkeit, Familienstand und Änderungen im Jahr, etwa Heirat oder Umzug
5. Steuer-ID der Kinder, für die du Kindergeld beziehst

Einnahmen

1. Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber; die Daten liegen dem Finanzamt bereits elektronisch vor
2. Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen wie Elterngeld, Krankengeld oder Arbeitslosengeld
3. Rentenbezugsmitteilung, falls du eine Rente beziehst
4. Jahressteuerbescheinigung der Bank, wenn Kapitalerträge über dem Sparerpauschbetrag liegen oder Steuern zurückgeholt werden sollen
5. Einnahmen aus Vermietung, Nebenjob oder selbstständiger Arbeit mit Aufstellungen

Diese Daten wandern in den Hauptvordruck und die Anlagen. Für Angestellte sind das in der Regel die Anlage N für den Arbeitslohn, die Anlage Vorsorgeaufwand für Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung und bei Kindern die Anlage Kind.

Einkommensteuererklärung oder Lohnsteuererklärung

Eine eigene Lohnsteuererklärung gibt es nicht. Gemeint ist umgangssprachlich die Einkommensteuererklärung von Angestellten, deren Lohnsteuer bereits über das Jahr einbehalten wurde. Formell füllen Angestellte dieselbe Einkommensteuererklärung aus wie alle anderen, nur mit weniger Anlagen.

Wer Unterstützung sucht, kann als Angestellte oder Angestellter einem Lohnsteuerhilfeverein beitreten. Der Jahresbeitrag richtet sich meist nach dem Einkommen. Eine gute Checkliste für die Lohnsteuerhilfe ist genau diese Liste: Mit allen Unterlagen sortiert zum Termin zu kommen, spart Zeit und Rückfragen.

Werbungskosten und Sonderausgaben richtig dokumentieren

Werbungskosten und Sonderausgaben sind die Stellen, an denen sich eine Steuererklärung lohnt. Hier zählt, dass du die Summen kennst und die Belege findest.

Werbungskosten sind Ausgaben für deinen Beruf. Dazu gehören der Weg zur Arbeit über die Entfernungspauschale, Arbeitsmittel wie Laptop oder Fachbücher, Fortbildungen, Bewerbungskosten und beruflich bedingte Umzüge. Ohne Nachweis zieht das Finanzamt automatisch den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro ab. Nur was darüber liegt, bringt dir zusätzlich etwas. Für Tage im Homeoffice gibt es eine Pauschale von 6 Euro pro Tag, höchstens 1.260 Euro im Jahr.

Sonderausgaben sind private Ausgaben, die der Gesetzgeber trotzdem begünstigt: Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Kirchensteuer, Spenden, Kinderbetreuungskosten und Kosten für die eigene Erstausbildung. Die Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung übermittelt die Kasse elektronisch. Hast du im Jahr die Krankenkasse gewechselt, prüfe, ob beide Meldungen ankommen. Wie ein solcher Wechsel abläuft, steht in meinem Beitrag dazu, was du tun musst, um die Krankenkasse zu wechseln.

Haushaltsnahe Dienstleistungen nicht vergessen

Arbeitskosten für Handwerker und Dienstleistungen in deinem Haushalt mindern die Steuer direkt um 20 Prozent, mit jeweils eigenen Höchstbeträgen. Voraussetzung sind eine Rechnung und eine Überweisung, keine Barzahlung. Das gilt auch für eine Reinigung nach der Renovierung. Wie du eine Baustellenreinigung beauftragst, habe ich in einem eigenen Guide beschrieben; achte dabei auf eine Rechnung, die den Arbeitslohn getrennt ausweist.

Nicht der Ordner entscheidet, sondern ob du im Frühjahr weißt, wo jeder Beleg liegt.

Fristen und Termine: Bis wann du die Erklärung abgeben musst

Wer zur Abgabe verpflichtet ist, hat bis zum 31. Juli des Folgejahres Zeit. Mit Steuerberatung oder Lohnsteuerhilfeverein verlängert sich die Frist deutlich.

Die Corona-Jahre haben die Fristen mehrfach verschoben, deshalb ist die Verwirrung groß. Die folgende Übersicht zeigt die Termine für Pflichtveranlagungen (Stand: November 2026):

Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag. Daher kommen der 2. August 2027 und der 1. März 2027.

Freiwillige Erklärung: Vier Jahre Zeit

Bist du nicht zur Abgabe verpflichtet, gilt eine andere Frist. Eine freiwillige Erklärung kannst du bis zu vier Jahre rückwirkend abgeben. Für das Steuerjahr 2022 endet diese Frist am 31. Dezember 2026. Wer also fragt, bis wann die Einkommensteuererklärung 2022 abgegeben werden kann, hat als Freiwilliger noch wenige Wochen.

Verpflichtet bist du als Angestellter unter anderem, wenn du die Steuerklassen III und V oder IV mit Faktor hast, mehr als 410 Euro Lohnersatzleistungen wie Elterngeld oder Kurzarbeitergeld bezogen hast, Nebeneinkünfte über 410 Euro hattest, gleichzeitig bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt warst oder das Finanzamt dich auffordert. Wer zu spät abgibt, riskiert einen Verspätungszuschlag.

Digital oder Papier: Steuererklärung online über ELSTER abgeben

Der Standard ist heute ELSTER, das Online-Finanzamt der Steuerverwaltung. Die Erklärung auf Papier ist für Angestellte ohne Gewinneinkünfte aber weiterhin erlaubt.

Für ELSTER brauchst du ein Benutzerkonto. Die Registrierung dauert einige Tage, weil der Aktivierungscode per Post kommt. Plane das also nicht für den letzten Abend vor der Frist ein.

So gehst du beim ersten Mal vor:

1. Registriere dich unter „Mein ELSTER“ mit deiner Steuer-ID.
2. Warte auf den Brief mit dem Aktivierungscode und schließe die Registrierung ab.
3. Beantrage die Belegabholung, damit Lohnsteuerbescheinigung, Versicherungsbeiträge und Rentendaten automatisch eingelesen werden.
4. Wähle „Einkommensteuererklärung“ und das passende Steuerjahr.
5. Übernimm die abgerufenen Daten und ergänze die Anlagen, die für dich gelten.
6. Prüfe die Erklärung mit der Funktion „Prüfen“ und sende sie ab.

Die Belegabholung ist der größte Zeitgewinn. Was Arbeitgeber, Krankenkasse und Rentenversicherung gemeldet haben, musst du nur noch kontrollieren, nicht abtippen. Die Bearbeitung dauert danach je nach Finanzamt einige Wochen. Wechselst du im Laufe des Jahres die Krankenkasse, lohnt sich ein Blick darauf, wie lange ein Krankenkassenwechsel dauert, damit beide Beitragsmeldungen rechtzeitig vorliegen.

Muss ich als Angestellter eine Steuererklärung machen, wenn keiner der Pflichtgründe zutrifft? Nein. Freiwillig lohnt es sich trotzdem oft, weil viele Angestellte eine Erstattung bekommen, sobald Werbungskosten über dem Pauschbetrag liegen.

Dieser Guide ordnet die Regeln allgemein ein und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Bei Vermietung, Selbstständigkeit oder Auslandseinkünften lohnt sich der Weg zu einer Steuerberaterin oder einem Lohnsteuerhilfeverein.

Bis zum nächsten Eintrag, Vivien Roloff

Häufige Fragen (FAQ)